Ekaa kertaa Kansallisarkistoon?

(Inspis FB-keskustelusta. Omasta eka kerrasta pian 25 vuotta, mutta vuoden sisään käyty joissain Kansallisarkiston toimipisteissä (eli entisajan maakunta-arkistoissa) ekaa kertaa tai vuosikymmenen tauon jälkeen. Virallinen versio Kansallisarkiston omalla sivulla Ensi kertaa arkistossa?.)

Helsingin Kansallisarkiston luettelohuoneessa olen aika monta kertaa sivusta kuunnellut päivystäjälle esitettyä monologia, jonka lähtökohtana on lähinnä, että "kai tämä on arkistossa". Toisinaan kysyjä on ollut onnekas ja päivystäjä sekä halukas että osaava ja asiaa on saatu eteenpäin. Suosittelisin itse kuitenkin tämän kaltaisessa tilanteessa sähköpostin lähettämistä etukäteen. Vastausta voi toisinaan joutua odottamaan, mutta kysymys todennäköisemmin päätyy oikeasti tietävän eteen. Puhelukin on parempi idea kuin matkaaminen kaukaa hatarin lähtötiedoin. Ja kaikki mahdolliset lähtötiedot kannattaa siis kerätä JA ottaa arkistoon mukaan.

Päivystäjätiskin takana saattaa olla paljon tietoa, mutta ei aina eikä välttämättä juuri siitä sinulle olennaisesta asiasta. Tämä tarkoittaa tilausvaiheen jälkeen sitä, että apua ei lähtökohtaisesti ole myöskään odotettavissa asiakirjan tai sen käsialan tulkintaan. Näihinkin pitää valmistautua parhaansa mukaan. Sukututkijoiden käyttämiin lähteisiin on oppaita, muihin vähemmän. Sukututkijat myös reippaasti kysyvät toisiltaan neuvoja, fiksuimmillaan juuri etukäteen.

Tehokkaan arkistokäynnin pohja on siis se, että tietää etukäteen mielellään arkistoyksikön tarkkuudella tarpeensa, suuntaa oikeaan arkistotoimipisteeseen sen ollessa auki ja on jopa tehnyt päivän ekat tilaukset Astiassa. On toki arkistoja, joiden käyttäminen edelleen vaatii paperiluetteloita.

Jos tilauksia tekee paikan päällä on hyvä tietää etukäteen paikallinen hakuaikataulu. Joissain toimipisteissä hakuja tehdään kun on yksikin tilaus, mutta toisissa odotetaan kellonlyömiä. Joista myöhästyminen aiheuttaa viivettä omaan työskentelyyn. Ja alussa linkitetyssä FB-keskustelussa mainittiin myös KA:n toimipiste, jossa ei tehdä perjantaisin hakuja ollenkaan.

On myös mahdollista, että kyseinen aineisto on toisessa rakennuksessa ja haku ei onnistu saman työpäivän aikana. (Tai edes samassa kuussa. Mokasin itse äskettäin tekemällä paikan päällä tilauksen, johon en liittänyt spostiosoitettani. Näin ollen minulle ei saatu viestiä siitä, että aineistoa ei hissiremontin takia voida toimittaa vielä aikoihin.)

Nyt meni hirveäksi pelotteluksi, mutta olennaisinta siis selvittää mahdollisimman paljon etukäteen. Yllätyksiä voi tulla aina, mutta eniten ne pännivät ainakin itseäni silloin kun ymmärrän, että erehdys tai ajanhukka olisi ollut vältettävissä.

Kun aineisto on edessäsi, käsittele sitä varoen. Älä sekoita papereita, vaikka niiden järjestyksessä ei tunnu olevan mitään järkeä, sillä sitä voi olla kuitenkin. Älä kirjoita omia muistiinpanojasi arkistoaineistojen päällä, vaan pöydällä. Jälkimmäinen lukee myös Kansallisarkiston sivulla Näin toimit tutkijasalissa. Siinä kerrotaan myös, että "Asiakirjojen kuvauksesta omalla kameralla sovitaan tutkijasalin henkilökunnan kanssa". Edellä linkitetyllä toisella sivulla puolestaan on versio

Sellaisia asiakirjoja, joissa ei ole käyttörajoituksia, voi itse kuvata omalla kameralla. Salaman käyttö ei ole sallittua. Myös asiakirjan kunto tai muoto voi rajoittaa kuvaamista.
Kuvaamiseen ei tarvita erillistä lupaa, mutta toiveesta kuvata asiakirjoja on ilmoitettava tutkijasalin henkilökunnalle aina ennen kuvaamista. Ilmoittamisen yhteydessä selvitetään, onko kuvaamiselle esteitä.

Käytännöissä on eroja. Ainakin kahdessa toimipisteessä on ollut vaatimus kuvaamisesta varsinaisen tutkijasalin ulkopuolisessa paikassa, mikä hidastaa ja vaikeuttaa tekemistä. Mikä lie perusteluna. Muiden tekemä valokuvaus tutkijasalissa häiritsee itseäni vain silloin kun kameraan/kännykkään on jäänyt ääni päälle tai kyse on järkkäristä, jonka mekaanista (?) ääntä ei voi hiljentää. Pienikin ääni pitkänä, mutta hieman epätasaisena sarjana, on nimittäin ärsyttävä.