Kun pari viikkoa sitten vastasin Kansallisarkiston tuoreimpaan tiedusteluun, kirjoitin aluksi digitointitoiveeksi Prokuraattorin toimituskunnan arkiston vankilistat, mutta jostain syystä muutin vastaustani. Onneksi, sillä taisin vielä samana päivänä tai seuraavana huomata, että Kansallisarkisto oli digitoinut niitä. Ensi reaktioni oli ihmetellä, miksei digitointia ole markkinoitu. Tästä heräsi kysymys siitä, milloin digitointi on tehty.
Tai ei. Kun kokosin Brita Kaisa Koistisen elämää joitakin tarvitsemiani listoja ei oltu digitoitu. Innostuin käyttämään palautelomaketta ja kokosin siihen puuttuneiden digitointien listan, joka on kuvana ohessa. Kyse ei ollut siitä, että digitointi olisi lopetettu johonkin kohtaan, vaan puuttuneita yksikköjä oli useassa eri kohdassa, joskus yksittäin ja joskus isompina klimppeinä.
Tiedusteluuni sain vastauksen:
Kiitos arvokkaasta Astia-palautteestanne! Välitin havaintonne arkistoyksiköiden Eoa:324 ja Eoa:325 digitaalisten ilmentymien puuttumisesta korjausdigitointiin. Kansallisarkisto on jo aiemmin saanut korjausdigitointia varten palautetta koskien digitoimattomina olevia arkistoyksiköitä Eoa:18, Eoa:17, Eoa:121, Eoa:151, Eoa:158, Eoa:159, Eoa:161, Eoa:259, Eoa:378 ja Eoa:283. Lisäsin niitä koskevan ilmoituksenne aiemman tiedon rinnalle. Arkistoyksiköt välitettiin korjausdigitointiin, koska ne ovat yksittäisiä puuttuvia arkistoyksiköitä muuten digitoiduissa ajanjaksoissa.
Välitin tiedon ajanjakson 1873-1877 (arkistoyksiköt Eoa:285-323) puuttumisesta eteenpäin digitointitoiveena. Arkistosarjojen digitointi etenee toisinaan osissa, eikä alusta loppuun etenevässä järjestyksessä. Digitointijärjestykseen voivat vaikuttaa esimerkiksi aineistojen sijainti arkistotiloissa tai asiakirjojen säilytysmuodon muutokset sarjan sisällä.
Digitointiprosessissa on useita muuttujia; valitettavasti kaikki korjaukset ja täydennykset eivät ole toteutettavissa saman tien, ja tasapuolisuuden vuoksi yksittäisten digitointien etenemisestä ei tällä hetkellä lähtökohtaisesti tiedoteta. Kansallisarkisto pahoittelee tutkimuksellenne aiheutuvaa haittaa.
"Arkistosarjojen digitointi etenee"? Uutuuslistojen mukaan puoleentoista vuoteen ei ollut tapahtunut yhtään mitään, joten (jälleen kerran) luottamus digitointiprosessien laatuun karisee. Tästä on toinenkin esimerkki postilaatikossani tältä vuodelta. Olin kysynyt "Miksi täällä (eikä muuallakaan hakujeni mukaan) ole rippikirjaa Kyrkobok öfver Lifstidsfångar och korrektionister vid Kuopio fängelseinrättning 1877- , joka on MAP-kirkon digitoinneissa?" Vastaus:
Kiitos Astia-palautteesta! Ette ollut palautelomakkeella toivonut vastausta, mutta varmuudeksi laitan nyt tietoa. Tämän yksittäisen rippikirjan kohdalla oli kuvailutietokannassamme tapahtunut virhe, eikä kuvailutieto ollut siirtynyt hyväksytyksi. Ilman tätä hyväksytty-merkintää aineisto ei näy Astia-palvelussa. Kansallisarkiston Joensuun toimipaikassa on asia nyt tarkastettu ja korjattu, ja rippikirja tulee lähipäivinä näkyviin. Tietojen siirtyminen Astia-palveluun kestää muutaman päivän.
Kun Kansallisarkistolla ei näytä olevan omaa laadunvalvontaa, pitänee jatkossa vielä ahkerammin käyttää palautelomaketta, kun törmää omituisiin aukkoihin.
P. S. Prokuraattorin toimituskunnan vankilistoihin olen aikojen alussa tehnyt ohjeen Miten löytää murhamies ja dokumentoinut käytännön esimerkkinä Linnanvanki Jaakko Lindin vankilistoissa.
