Kansallisarkiston kuulumisia

Kansallisarkisto on menneisiin aikoihin verrattuna tehostanut tiedotustaan ainakin FB:ssä, jossa tiliään seuraa näköjään 10 tuhatta ihmistä (tai tiliä). Parhaimmillaan näköjään ihmiset saavat uutta tietoa. Esimerkiksi tuomiokirjatarina 1600-luvulta on saanut kommentin "Mielenkiintoista että Kansallisarkiston aineistoistakin löytyy kansanperinnettä, vaikka onkin hieman eri muodossa kuin esim SKSn arkistolla".

Valitettavasti asiantuntemusta/vaivannäköä tilin pyörittäjällä ei aina ole. Silmäilyssä huomasin esim kommentin "Kuinka kerrotaan lukemattomista digitoiduista sivuista, jotka eivät taas aukea? Näkyy vain sininen reunus. Esimerkiksi suuri määrä Pohjanmaan läänintileistä on nyt saavuttamattomissa.", johon oli vastattu "Ikävää, että aineistot eivät aukea. Ongelmatilanteissa suosittelemme lähettämään palautetta Astian etusivulla olevan "Anna palautetta" -lomakkeen kautta. Pyrimme ratkaisemaan aineistojen käyttöön liittyvät ongelmat nopeasti." Sininen reuna liittyy useimmiten uudelleen kuvauksiin, joiden kohteena läänintilit ovat. Kuultuaan tämän asiakas olisi todennäköisesti jättänyt palautteen kirjoittamatta eikä sitä olisi myöskään tarvinnut käsitellä.

Se, että uudelleenkuvattavista vedetään pois vanhat kuvat etukäteen kuuluu Kansallisarkiston prosessin käsittämättömyksiin. Joku tekninen syy siihen on, mutta en vaan entisenä IT-immeisenäkään ymmärrä minkälainen. Tekninen syy ei kuitenkaan selitä sitä, että uusia kuvia joutuu odottamaan kuukausia. Yhteen projektiin liittyen laitoin kesäkuussa muistiin puuttuvat kuvat, jotka olivat ehkä olleet poissa jo kuukausia aiemmin. Harjoituksen vuoksi kysyin niiden perään palautelomakkeella syyskuussa ja sain vastauksen

Hei! Kiitos Astia-palautteesta! Selvittelimme asiaa. Arkistoyksiköt Ja:2, Ja:3 ja Ja:4 on digitoitu alkuperäisistä asiakirjoista ja ne näkyvät Astia-palvelussa: [1] https://astia.narc.fi/uusiastia/kortti_aineisto.html?id=1847264459 . Sen sijaan Ja:1 on digitoitu mikrofilmiltä, mutta tiedostoissa on laatuongelmia. Tämä arkistoyksikkö Ja:1 on ilmoitettu korjausdigitointiin, jotta se voidaan digitoida alkuperäisestä aineistosta.

Kun vanhoja digitaalisia kuvia aletaan korvata uusilla kuvilla, on järjestelmien teknisen toiminnan kannalta pakko poistaa vanhat kuvat ennen kuin uudet saadaan tilalle. Uusien kuvien tuleminen näkyville Astia-palveluun kestää varsinaisen kuvaamisen jälkeen yleensä vielä muutamia viikkoja. Tämän aineiston (Ja:1) osalta en valitettavasti pysty kertomaan tarkempaa aikataulua.

Paljonko minua lämmittää muiden yksikköjen valmistuminen, kun kaipaamani tieto on käyttämättömissä? Tai siis, aiempi digitointi oli tehty mikrofilmeiltä, jotka ehkä ovat vielä jossain? Ja laitteitakin?

Tottakai ymmärrän, että digitointi kestää. Se on yksi monista syistä olla huolissaan viime viikon tiedotteesta, joka kertoi, että kulujen säästämiseksi Hämeenlinnan arkisto laitetaan puoleksi vuodeksi säppiin. Tai eihän kuluista ääneen puhuttu, mutta siitä on oikeasti kyse. Eikä asiakkaiden palvelusta, joka hoidetaan toimittamalla tilaukset digitoituna. Vaikea ymmärtää, että tähän menisi vähemmän resursseja kuin toimittamiseen lukusaliin. Ainakin itse lähden useimmiten arkistoon käymään läpi isompaa määrää aineistoa, jonka kuvaamiseen menee tunteja.

Lisäongelma Hämeenlinnan ratkaisussa on käyttörajoitetut aineistot, joita ei edelleenkään voi nähdä kuin Kansallisarkiston fyysisissä tiloissa. Hämeenlinnassa asuva asiakas saa siis lähteä esimerkiksi Helsinkiin, jossa jopa yhtenä päivänä ovet ovat auki normityöpäivän jälkeen